Privacyverklaring voor de wedstrijd Jonge Europese Erfgoedmakers

Raad van Europa

Wedstrijd voor jonge Europese erfgoedmakers

Privacyverklaring

De wedstrijd Young European Heritage Makers (YEHM), die plaatsvindt als onderdeel van de Europese erfgoeddagen (EHD), is een uitnodiging aan kinderen en jongeren in de deelnemende landen om hun persoonlijke interpretatie van Europees erfgoed in te zenden in een visueel format, zoals video, foto's, schilderijen en afbeeldingen, vergezeld van een schriftelijke getuigenis.

1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

De Raad van Europa en de nationale coördinatoren van de EHD die zijn aangewezen door de nationale autoriteiten van de deelnemende landen zijn "verantwoordelijken voor de gegevensverwerking" met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in verband met het onderzoek, wat betekent dat zij de beslissingsbevoegdheid hebben met betrekking tot de gegevensverwerking.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe de Raad van Europa persoonsgegevens verwerkt in verband met de YEHM-wedstrijd. Voorinformatie over de verwerking van persoonsgegevens door een Nationale Coördinator kunt u de privacyverklaring van die Nationale Coördinator opvragen.

2. Welke gegevens verwerken we en met welk doel?

Wij verwerken persoonsgegevens die wij ontvangen van de EHD Nationaal Coördinatoren voor de volgende doeleinden:

1. om toezicht te houden op het YEHM initiatief verwerken we de volgende persoonlijke gegevens van de door de EHD Nationaal Coördinatoren goedgekeurde Mentoren: naam, achternaam, land van verblijf en professionele informatie;
2. om de YEHM competitie tussen top deelnemers uit de deelnemende landen te beheren, verwerken we de volgende persoonlijke gegevens van de deelnemers: naam, achternaam, leeftijd, land van verblijf;
3. voor het beheer van de EHD website waarop de inzendingen voor de competitie worden gepubliceerd verwerken wij de volgende persoonsgegevens van de deelnemers die bij de inzendingen op de website worden gepubliceerd: naam, achternaam, leeftijd, land van vestiging;
4. ook verwerken wij e-mailadressen van deelnemers en mentoren om hen te kunnen benaderen met relevante informatie over de YEHM.

3. Wat is de rechtsgrondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens?

We verwerken de persoonlijke gegevensvande mentoren van het YEHM op basis van het Europees Cultureel Verdrag (ETS Nr. 18), ondertekend in Parijs op 19 december 1954.

We verwerken de persoonlijke gegevens van de deelnemers op basis van toestemming. Afhankelijk van de leeftijd van de deelnemer en de toepasselijke nationale wetgeving, wordt de toestemming gegeven door de deelnemer zelf of door zijn/haar ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) aan de respectievelijke EHD Nationaal Coördinator of aan een school of andere onderwijsorganisatie die deelneemt aan de YEHD activiteit. De toestemming kan worden gegeven als onderdeel van de toestemming van de ouders voor deelname van hun kind(eren) aan de YEHD wedstrijd maar dient specifiek gegevensverwerking te bevatten.

4. Hoe worden persoonlijke gegevens opgeslagen en wie heeft toegang tot de gegevens?

We slaan de informatie elektronisch op op de servers van de Raad van Europa. We hebben maatregelen getroffen om de veiligheid van persoonsgegevens te beschermen, zoals passende beveiligingsmaatregelen, waaronder toegangstechnieken voor accounts, om te voorkomen dat de persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, worden gebruikt of op ongeoorloofde wijze toegankelijk zijn, worden gewijzigd of openbaar worden gemaakt. Alleen personen die binnen de Raad van Europa verantwoordelijk zijn voor het beheer van het YEHM hebben toegang tot de persoonsgegevens.

De wedstrijdbeoordelaars van het YEHM hebben toegang tot de naam, achternaam, leeftijd en het land van verblijf van de deelnemers die de topinzendingen uit de deelnemende landen hebben geschreven.

De persoonlijke gegevens van de deelnemers die naast hun inzendingen op de EHD website worden gepubliceerd zijn openbaar toegankelijk. De technische ondersteuning van de website wordt verzorgd door een door ons gecontracteerde derde partij.

Buiten de persoonlijke gegevens van de deelnemers die op de EHD website worden gepubliceerd , delen wij geen persoonlijke gegevens met derden.

5. Hoe lang worden persoonlijke gegevens bewaard?

De inzendingen met de daarbij behorende persoonsgegevens van de deelnemers blijven op de EHD website staan zolang dit relevant wordt geacht ter promotie van het YEHM initiatief.

We bewaren de persoonlijke gegevens op de servers van de Raad van Europa zolang het relevant is voor het uitvoeren van het YEHM initiatief. Wanneer de persoonsgegevens niet langer relevant zijn, kunnen ze nog worden bewaard voor archiveringsdoeleinden.

6. Worden persoonlijke gegevens doorgegeven aan een derde land?

We slaan de persoonlijke gegevens op binnen de Europese Unie en geven deze niet door aan landen buiten de Europese Unie.

Tegelijkertijd zijn de persoonlijke gegevens van de deelnemers die op de EHD YEHM website naast hun inzendingen worden gepubliceerd overal ter wereld openbaar toegankelijk.

7. Wat zijn je rechten op het gebied van gegevensbescherming?

Je hebt het recht om:

- toegang te vragen tot je persoonlijke gegevens die door ons worden bewaard;

- te verzoeken om correctie van onvolledige of onjuiste persoonlijke informatie die wij over u bewaren;

- te vragen dat we uw persoonlijke gegevens verwijderen als er geen geldige reden is om ze te bewaren;

- bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens op specifieke gronden die verband houden met uw situatie.

Als u de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, of als u vragen, zorgen of verzoeken hebt in verband met de manier waarop uw gegevens worden verzameld en gebruikt, kunt u contact opnemen met de Raad van Europa door

- een e-mail te sturen naar jep-ehd@coe.int,

- een e-mail te sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming van de Raad van Europa op dpo@coe.int.